As 3 principais razões para o VLOOKUP não estar a funcionar

1.  Tem números formatados como texto

2.  Tem espaços em branco no final dos valores

3.  Esqueceu-se se bloquear a tabela onde quer procurar

Frequentemente pedem-nos ajuda para tentar ajudar a perceber porque é que algumas fórmulas VLOOKUP não funcionam. O VLOOKUP é a função de procura mais popular do conjunto de funções de procura que o Excel dispõe. O que é interessante é que, na quase totalidade das vezes em que nos pedem ajuda, as soluções se resumem a um pequeno conjunto de situações.

Procuta então entender porque é que a função VLOOKUP retorna o erro “#N/A” (ou “#N/D” na versão portuguesa)? Antes de perguntar ao génio do Excel da sua empresa, leia o texto abaixo sobre as três principais razões para o VLOOKUP não estar a funcionar como pretendido.

O VLOOKUP é uma ferramenta essencial para qualquer pessoa que use regularmente folhas de cálculo. Por favor, lembre-se que estas três razões se aplicam também ao INDEX MATCH, mas iremos utilizar o VLOOKUP nos exemplo porque a sua utilização é mais comum.

Clique aqui para uma explicação detalhada do funcionamento do INDEX MATCH

 

1.  Tem números formatados como texto

Se nenhum dos seus VLOOKUPs estão a funcionar, então clique no valor que procura na sua tabela de referência. Na barra da fórmula poderá encontrar um apóstrofo antes do número que procurava. Significa isto que os valores da tabela estão definidos como texto. Para que o VLOOKUP funcione corretamente, o valor procurado e a coluna da tabela onde o valor será procurado deverão conter o mesmo formato.

Solução: Multiplicar todos os valores da primeira coluna da tabela de procura por 1. (Em alternativa pode somar zero)

Isto geralmente acontece quando alguém está a tentar mostrar um zero à esquerda de um número (típico em códigos ou referências).  (Uma solução melhor para lidar com este problema é utilizar a formatação customizada)  Isto pode também acontecer devido aos padrões de formatação dos programas de onde são exportadas as folhas de cálculo.

Multiplicar valores por 1 é a forma mais simples de converter um valor em número. Note que os valores estão agora alinhados à direita, indicado que é realmente um número.

É possível utilizar um VLOOKUP com o TEXTO dos valores a procurar, mas este método não resolve realmente o problema. Adicionalmente, se o seu erro vem de um conjunto de dados que tem células numéricas e não numéricas, todos os seus valores de procura numéricos retornarão um erro. Usar a técnica de multiplicação por 1 é a melhor técnica de resolver este problema.

2.  Tem espaços em branco no final dos valores

Neste exemplo, temos uma fórmula VLOOKUP que, do ponto de vista visual, parece ter tudo para funcionar corretamente. Mas porque é que nenhum dos VLOOKUPs está a retornar resultados? A resposta é invisível a olho nu. Para realmente ver o problema, precisa de editar a célula da tabela de procura e clicar com o cursor no final do texto. Sim, existe um espaço a mais no final do texto.

É comum este erro ocorrer em conjuntos grandes de dados. Acontece quando se importa dados de diferentes fontes, ou através de programas de ignoram a existência de espaços no início ou no final do texto. Seja qual for o caso, a solução para este problema é simples.

Solução: Usar a função do botão Text to Columns (Texto para Colunas), no separador Data (Dados) na sua tabela de procura. Clique na checkbox para delimitar as novas colunas com “espaços” e para tratar os delimitadores consecutivos como um só, no caso de haver mais do que um espaço.  Assumindo que os seus dados contêm apenas uma palavra em cada célula, não correrá o risco de apagar quaisquer dados.

3.  Esqueceu-se se bloquear a tabela onde quer procurar

As pessoas raramente utilizam a função VLOOKUP para procurar apenas um valor. Se está a adicionar linhas à sua tabela de procura ou a procurar numa tabela fixa, irá precisar de arrastar para baixo a sua fórmula para a replicar. Clique, portanto, no canto inferior direito da célula para popular as células abaixo e verá que apenas metade das fórmulas funcionam.

Solução: Usar a tecla F4 para bloquear a referência à tabela de procura e evitar que ela acompanhe a descida da célula do valor a procurar.

Se reparar no exemplo da imagem abaixo, os valores que está a procurar já não se encontram na tabela de procura dado que a tabela desceu. Isto acontece porque arrastou a fórmula sem que antes fixasse a tabela de procura, clicando em F4 sobre B4:D15, no primeiro VLOOKUP. Enquanto a solução para este problema é relativamente simples, ainda nos espanta a quantidade de vezes que nos deparamos com este problema. Mesmo que não tenha intenção de arrastar as suas fórmulas para baixo, é uma boa prática bloquear a tabela de procura quando se escreve uma fórmula com  VLOOKUP.

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