VLOOKUP

Porquê utilizar o VLOOKUP?

O Excel é uma ferramenta importante na automatização de relatórios. Na LA INNOVATIS, todos os add-ins que desenvolvemos utilizam este programa para elaborar folhas de cálculo com uma ótima apresentação. Embora, no início, possa parecer um pouco complicado, o Excel é uma ferramenta extremamente valiosa, valendo a pena gastar algum tempo a aprender o que este nos pode oferecer.

Ao longo de anos de trabalho diário com o Excel, aprendemos inúmeros truques que nos permitem poupar imenso tempo. Neste site, poderá encontrar muitos destes truques e dicas ao longo de diversos artigos. Também recomendamos a procura de artigos em blogs da área, a maior parte deles em inglês, onde poderá encontrar mais informações sobre fórmulas que lhe dão a informação que é relevante para si.

O que é que este artigo lhe vai ensinar?

Um dos truques mais simples e úteis é a função VLOOKUP (ou PROCV, na versão portuguesa). Não tenha receio. Depois de aprender esta função, será capaz de fazer muito mais com os seus dados.

Este artigo será uma demonstração do que é a função e de como funciona.

Portanto, o que é o VLOOKUP?

Depois de aprender para que serve o VLOOKUP, irá fazer muito mais sentido.

Em poucas palavras, o VLOOKUP é usado para procurar um valor numa outra localização do seu ficheiro Excel. É útil porque quando se lida com grandes quantidades de dados, porque há sempre coisas a procurar.

Aqui está uma descrição, cortesia do Excel:

O VLOOKUP procura um valor na coluna mais à esquerda de uma dada tabela, e depois retorna um valor da linha que você procura.

Esta fórmula também funciona de forma perfeitamente igual nas folhas de cálculo do Google.

Quando é que devemos utilizar o VLOOKUP?

O VLOOKUP pode ser utilizado em diversos conjuntos de dados. Aqui deixamos um pequeno exemplo de um conjunto de dados que iremos utilizar para explicar como funciona o VLOOKUP.

VLookup database

Tipicamente, utilizamos esta função em folhas Excel reutilizáveis,  como um template de um relatório. Depois, de cada vez que alguém adiciona um item à tabela, a função irá retornar-lhe a informação de que precisa.

Neste exemplo, iremos começar de forma muito simples. Depois irremos mostrar-lhe como fazer uso dela em quantidades de dados muito maiores.

O que procurar?

Por exemplo, se está a utilizar a tabela acima, poderá usar o VLOOKUP para identificar que a peça de fruta está associada a um determinado código de item..

Como refere em How To Geek,

“se usarmos o VLOOKUP numa célula e se na tabela houver uma coluna de identificadores únicos, retornará um dos pedaços de informação associados a esse identificador único”

Portanto, o VLOOKUP irá devolver um valor a uma célula com a resposta que procura.

My-data close

No nosso exemplo, poderia escrever o código de um item, e o VLOOKUP iria retornar-lhe o valor correspondente à descrição do item. Também poderia procurar o respetivo preço, ou a sua disponibilidade (através da quantidade em stock).

A escolha do pedaço de informação que pretende é consigo.

 

Vamos dividir a fórmula em partes

O VLOOKUP precisa que lhe forneça no mínimo 3 parâmetros.

1)      O QUÊ?
O valor que quer procurar LOOKUP_VALUE

2)      ONDE?
A tabela de dados onde quer  ir buscar a informação que procura. A ‘tabela de procura’ TABLE_ARRAY

3)      QUE COLUNA EXATAMENTE?
O índice da coluna que contém a informação que quer ver devolvida. A coluna número… COL-INDEX-NUM

Existe ainda um quarto parâmetro, opcional, que iremos ver mais adiante.

4)      TRUE or FALSE             (Iremos explicar já de seguida.)

 

Vamos fazer um VLOOKUP

Digamos que temos uma longa lista de códigos de Item e que queremos procurar pedaços de informação para esses códigos.

Queremos procurar as descrições dos código de Item para os códigos da tabela da direita, na imagem abaixo.

H11

 

O próximo passo é selecionar a célula onde queremos que a função VLOOKUP devolva a informação que iremos procurar. Selecionamos, portanto, a célula K11, neste caso. Depois vamos ao separador Formulas e clicamos em Insert Function (Inserir Função).

formula-tab

 

Depois selecionamos o VLOOKUP da lista.

 

3.-select-Vlookup

 

A caixa de argumentos da função aparece, pedindo os argumentos (ou parâmetros) necessários de forma a completar a função VLOOKUP. Aí encontra os três argumentos  que mencionamos acima.

 

empty-arguments

 

Vamos introduzir o primeiro argumento.

argument-1

 

Queremos procurar o código do Item da célula H11, portanto, selecionamos essa célula. Clique em Enter.

choosing-h11

 

Depois queremos ir para o próximo argumento, a tabela de procura (Table_array). Lembre-se, aqui insere o perímetro onde quer procurar.

2nd-argument

Depois, selecione a tabela de procura, não precisando de incluir o cabeçalho. Clique em Enter.

selecting-lookup-table

 

Agora queremos selecionar o terceiro argumento QUE COLUNA EXATAMENTE?

Este argumento ajuda-nos a especificar qual o pedaço de informação que queremos da tabela de procura.

Neste exemplo, contamos o número de colunas. Esta tabela tem 4 colunas, mas a informação que queremos retornar encontra-se na coluna.

Isto significa que temos de inserir o valor “2” no parâmetro Col_index_num.

choosing the column

enter-column-num

 

Agora vem o quarto pedaço de informação. TRUE or FALSE.

TRUE irá procurar o valor mais próximo (mas sempre abaixo).

FALSE irá procurar uma correspondência exata.

Neste caso, dado que estamos a procurar o valor do nome da peça de fruta, queremos a correspondência exata. Insira FALSE.

Carregue em OK.

enter-false

 

Pear (Pêra) é a resposta que a função corretamente devolve!

IMPORTANTE: CONTUDO, esta fórmula precisa de ter os sinais $ adicionados para ser realmente útil…

yay---pear!

 

IMPORTANTE: Ao usar o símbolo $ irá ser muito mais útil.

SOZINHA A FÓRMULA NÃO É MUITO ÚTIL para a tabela de dados inteira. Queremos poder arrastar a fórmula para aplicar às restantes linhas da tabela.

Se tudo o que precisa é de um pedaço de informação da tabela, como no exemplo acima, seria necessário um grande esforço para construir uma fórmula com o VLOOKUP.

Se arrastarmos a fórmula para baixo, iria atualizar os números da fórmula à medida que desce na folha. Isto significa que o Excel iria procurar os dados a uma tabela que não a correta.

É necessário dizermos na fórmula que queremos que procure numa tabela fixa.

Usamos, portanto, o símbolo $ no segundo argumento da fórmula, a tabela de procura.

adding$

Pode editar a fórmula clicando diretamente na célula.

DICA: Em vez de escrever os símbolos $ manualmente (Shift+4), coloque o cursor na parte exata da fórmula que pretende fixar, clicando na tecla F4. 

$-close-up

 

Agora pode arrastar para baixo para obter as restantes descrições.

drag-down

 

Mais uma vez!

Valor usar o VLOOKUP para obter o preço.

Adicione uma coluna para o preço e assegure-se de que formatou a célula como Currency (Moeda). Pode fazer isso no separador Home (Base). Veja a imagem abaixo.

set-as-currency

 

Agora vamos escrever a fórmula, em vez de usar o botão ‘Inserir Fórmula’.

1)      O QUÊ? LOOKUP_VALUE
Queremos procurar o código do Item, célula H11.

2)      ONDE? TABLE_ARRAY
Está na mesma tabela mas vamos adicionar o símbolo $ para que a tabela não se ajuste ao arrastar a fórmula.

3)      QUE COLUNA PRETENDEMOS EXATAMENTE? column COL-INDEX-NUM
É a coluna 3, aquela que contém o preço.

FALSE  – novamente queremos o valor exato.

 

=VLOOKUP(H11,$B$7:$D$14,3,FALSE)

 

DICA: em vez do FALSE/FALSO pode utilizar em alternativa o zero (“0”, sem aspas). O 1 pode ser utilizado na vez do TRUE/VERDADEIRO.

Carregue no Enter.

explaining-price-formula

 

Arraste para baixo, e PRONTO!

drag-price-down

 

E é assim que funciona o VLOOKUP.

Veja quanto dinheiro é que gastamos em fruta hoje!

final-pic

Se ainda tem problemas com a função VLOOKUP, veja este artigo com dicas interessantes sobre possíveis razões para a função não estar a funcionar:  Top 3 Reasons Why VLOOKUP Isn’t Working.

 

Este artigo é uma tradução livre deste artigo da Trackpal: artigo original.

Se anda a perder muito tempo com relatórios Excel, contacte-nos, e veremos como o poderemos ajudar a melhorar os seus relatórios através dos nossos skills de automação.

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